Les 7 conseils indispensables pour déléguer efficacement

Jean-Claude Blaimont est passionné par la gestion du temps, dont il a acquis des techniques utilisées dans son rôle de manager depuis 30 ans. Nous lui avons demandé de donner un Master Mind sur "Comment déléguer efficacement ?" .

Aujourd’hui Notre expert Jean-Claude Blaimont nous confie ses secrets tirés de son expérience de délégation à ses équipes à l’international.

Etape 1 : Accorder sa confiance

La base de toute délégation est la confiance. Sans cette première étape, aucune collaboration n’est possible. 
Deux types de confiance sont à identifier : 

1- La confiance en la personne, en ses valeurs et son honnêteté
2- La confiance en ses compétences. Dans le cas échéant, si elle ne les a pas encore, peut-elle les développer ?

Qu’en est-il également de l’implication de la personne dans la tâche ?
Est-ce que je suis confiante dans ses capacités à la réaliser ? Est-elle d’accord pour le faire ? Est-elle engagée dans sa mission ?

Autant de questions auxquelles il est bon de répondre avant de déléguer efficacement .

Etape 2 : Déterminer le cadre

Que doit-elle faire ou ne pas faire ? Quelles sont ses responsabilités ?
Quelles sont ses ressources? Quel est son autonomie dans ses décisions ?

Etape 3 : Fixer le résultat que l’on veut obtenir

Quels résultats veut-on pour la tâche déléguée ? Jean-Claude nous conseille de chiffrer ou de visualiser avec la personne pour que l’on puisse décrire le plus précisément possible le résultat à atteindre.

Ce qui est important, c’est d’être le plus clair possible; Si l’on demande quelque chose de vague, on reçoit quelque chose d’incomplet.

Jean-Claude souligne qu’il ne faut pas se focaliser sur la manière d’y arriver, mais sur le résultat. Laisser de la flexibilité à la personne à qui on a délégué est essentiel pour qu’elle trouve elle-même sa manière de procéder. Un exemple avec Excel : il y a plusieurs manières d’arriver à faire une somme; on peut utiliser la formule ou faire une somme manuelle. L’important est le résultat. 

De plus, cette autonomie dans le processus peut faire émerger de nouvelles idées très créatives.

Etape 4 : Fixer une échéance

Quand cela doit-il être réalisé ? Quand est-ce que cette mission doit être accomplie ? 

Fixe une date et un timing très précis pour éviter les mauvaises surprises. Par exemple, dire “j’en ai besoin en fin de journée” n’est pas une deadline assez précise ! La fin de journée n’est pas la même pour tout le monde, elle peut être à 17h pour certaines comme à 23h59 pour d’autres.

Aussi, tu peux faire valider les délais par ton équipe ou la personne à qui tu délègues. C’est important d’être réaliste sur les délais, car tu risques de démotiver ton équipe, si le délai est trop long ou trop court.

L’effort et le temps écoulé pour réaliser cet effort peuvent être différents, dépendant de la disponibilité de la personne ou voir de son expérience en la matière. Il faut en tenir compte quand tu fixes les délais 

Etape 5 : Détailler les processus intermédiaires de la réalisation de la tâche

Quels sont les résultats intermédiaires attendus ?

Quelles sont les étapes ?

Jean-Claude fonctionne ainsi avec son équipe. Il propose des points de rencontre intermédiaires durant lesquels il pose trois questions : 

• Peux-tu finir le projet à temps ?
• Peux-tu délivrer ce que tu as dit que tu allais délivrer ?
• Est-ce que tu peux toujours le délivrer avec les mêmes ressources que prévues au début : gens, argent, temps… ?

Etape 6 : Réaliser un suivi

Le suivi est primordial pour collecter le feedback de la personne, voir ce qu’elle a appris, ce qui va bien ou mal.

L’important est d’obtenir un feedback constructif  : Que faire ? Que changer ? Comment évoluer ensemble ?

Etape 7 : Soigner la clôture

L’important est de proposer à la personne de trouver ses propres solutions aux difficultés rencontrées : elle prend possession de la solution, plutôt que de lui dire ce qu’il faut faire.

Et puis surtout, prends le temps de féliciter et de célébrer si tu es ravie de la mission.

Dans le cas contraire, prends également le temps de faire un feedback constructif 

en savoir plus sur la méthode CROC :

Ces 7 étapes t’assurent une délégation efficace, collaborative et tout en douceur ! 
Maintenant, à toi de jouer ! Tu sais tout sur comment déléguer efficacement .

Et si tu veux continuer à te former, nous t’invitons à nous rejoindre lors d’un Master Mind en présentiel ou Online, tu trouveras toutes les dates dans notre agenda.

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